"Gestikt en genummerd x aantal vellen" is misschien het enige dat in je opkomt als het gaat om de noodzaak om documenten te nieten. Hoe documenten naaien? De nieuwkomer stelt zich meteen stapels papieren voor, stevig vastgebonden met banktouw, bedekt met bijtend stof, ergens in de hoek van een accountants- of personeelskantoor.
Niet alles is echter zo eenvoudig en oppervlakkig als het op het eerste gezicht lijkt. Wat u moet weten om fouten in deze moeilijke kwestie te voorkomen? Hoe documenten met draden te naaien volgens een foto? Deze vragen worden in detail besproken in de stapsgewijze instructies.
Waarom ouderwetse nietjes?
Er zijn veel overheidsinstanties die mogelijk vereisen dat documenten niet in de fabriek worden genaaid, maar handmatig, met behulp van draden. Dit is in de eerste plaats de belastinginspectie, het archief, ze vragen om documenten met draden te naaien tijdens het accepteren van papieren voorinschrijving van individuele ondernemers, inschrijving van een rechtspersoon of papierwerk voor een aanbesteding. Hoe u documenten op de juiste manier geniet, laat foto nummer 2 zien. Gebruik meestal dikke draad en een dikke naald.
Er wordt aangenomen dat op deze manier gebonden waardepapieren moeilijker te verliezen, te vervalsen of te vervangen zijn. Sommige organisaties gebruiken juist daarom zo'n 'grootvader'-vorm om belangrijke documenten vast te leggen. Er is nog een ander argument: soms zijn papieren strikt vertrouwelijk, en managers, uit angst voor publiciteit of de invloed van concurrenten, vertrouwen dergelijk werk alleen toe aan respectievelijk een vertrouwd persoon en weigeren de hulp van gespecialiseerde bedrijven.
Belangrijk
Onjuist gehechte documenten kunnen leiden tot weigering om een bedrijf te registreren of opnieuw te registreren, documenten in het archief te accepteren, leiden tot verwijdering van de organisatie uit de wedstrijd voor een aanbesteding, de beslissing van de regelgevende instantie beïnvloeden in het geval dat van een audit van de organisatie.
Zijn er uniforme normen?
Tot op heden zijn er geen duidelijke regels voor het naaien van documenten met draden volgens een enkel patroon. Er zijn alleen aanbevelingen en instructies. Kortom, ondernemingen gebruiken de methodologische ontwikkelingen van Rosarkhiv, die in 2009 werden goedgekeurd door ordernummer 76, de vereisten van GOST "Kantoorwerk en archivering", evenals instructies van de Centrale Bank van Rusland.
Voorbereidende fase
Alle documenten die moeten worden geniet, moeten worden bekeken, als er potloodmarkeringen zijn, wis ze dan. Belangrijkdenk goed na over elke pagina, voorkom dat ze aan elkaar plakken, zorg voor een logische en juiste volgorde van documenten in een stapel. Verwijder scherpe voorwerpen, spelden, nietjes of paperclips, aangezien deze de binddraad kunnen beschadigen en verlies van het document tot gevolg kunnen hebben. Het is noodzakelijk om de pagina's te nummeren met een eenvoudig zwart potlood, in de rechterhoek; het gebruik van inkt, inclusief kleur, is niet toegestaan. U kunt niet te dicht bij de tekst van het document nummeren, hoe meer het overlapt. Alleen de voorzijde van het blad is genummerd. Het totale volume van het geniete document mag niet groter zijn dan 250 vellen en de hoogte van het ingebonden en genummerde document mag niet groter zijn dan 4 centimeter. Een voorbeeld van hoe u documenten met draden kunt naaien, wordt op de foto getoond.
De volgende voorbereidingsfase is de selectie van hulpmiddelen. Om documenten met draden goed te naaien, hebt u nodig: een priem, speciale draden, een kartonnen omslag, zoals op de foto. In sommige gevallen wordt een perforator gebruikt. Hoe en waarmee documenten worden genaaid, bepa alt elke specialist voor zichzelf. Het is het handigst om harde draden of banktwijn te gebruiken, in sommige gevallen worden wollen draden of veters gebruikt. Meestal hebben ze de functie van decoratie. Meestal hanteren serieuze rapporten een meer strikte stijl. Bereid zelf de documenten voor en het formulier voor de inventaris.
Enkele subtiliteiten
- Vellen van groot formaat, bijvoorbeeld A3 of A2, moeten ook worden genummerd. Om dit te doen, is het volledig uitgevouwen en genummerd volgens algemene regels. Dan gevouwen en zorgvuldig achter gelijmdhoek.
- Als het nodig is om een brief te archiveren, wordt deze geopend, eerst wordt de envelop zelf genummerd en vervolgens de pagina's van de brief.
- Documentomslag is niet genummerd. Ook is de titelpagina niet genummerd als er geen omslag is. Het tweede blad is echter al genummerd met het nummer "2".
- Als het aantal vellen meer dan 250 is, worden ze verdeeld in volumes. Deze praktijk is gebruikelijk in de rechtbanken. Elk deel moet afzonderlijk worden genummerd.
- Hoe documenten nieten als het niet mogelijk is om het velnummer rechtsboven aan te geven of als het hele vel bezet is? Dit komt bijvoorbeeld vaak voor bij het nummeren van een foto, dan is nummering vanaf de achterkant toegestaan.
- Bij foutieve nummering kunt u het nummer doorstrepen. De correctie moet echter worden bevestigd met een handtekening.
- Als er niet meer dan twee vellen worden overgeslagen, is het toegestaan om een letteraanduiding te gebruiken voor overgeslagen pagina's. De digitale nummering van het hoofddocument verandert niet, maar het aantal bladen neemt toe. In dit geval is het noodzakelijk om de persoon die de documenten zal ontvangen hierover te waarschuwen.
- Als het nodig is om een document te nummeren dat al genummerd is of genummerd is, dan wordt het opnieuw genummerd.
- Als de bladen in de documentatie niet kunnen worden gescheiden of aan elkaar zijn gelijmd, worden ze als één blad genummerd. Dit gebeurt als op een document bijvoorbeeld een cheque, een foto of een krantenknipsel is geplakt. Maar tegelijkertijd is het noodzakelijk om een inventaris op te maken en in de kolom "Opmerking" of in de certificeringsinscriptie is het noodzakelijk om te verduidelijken welke documenten zijn geplakt, op welke pagina en wat ze bevatten.
Welke documenten worden het vaakst aan elkaar genaaid met draad? Allereerst de oprichtings- en oprichtingsdocumenten. Ze hebben meestal een klein volume, ze zijn gemakkelijker te doorboren met een priem en naaien is eenvoudig. Er zijn verschillende technologieën om te naaien, je kunt twee lekke banden maken, drie of vijf. Drie holes is de meest voorkomende optie. Vijf gaten zijn handig wanneer sommige documenten kleiner zijn dan andere, de verbinding van vijf gaten zal helpen om ze beter te fixeren. Nieten met vijf gaten wordt gebruikt als de documenten van hoge waarde zijn, dit verkleint het risico van vervanging.
Hoe u op de juiste manier documenten met draden naait: stap voor stap instructies
- Stapel de vellen op elkaar, lijn de randen uit.
- Controleer de bladvolgorde.
- Markeer met een potlood de plaatsen van toekomstige lekke banden symmetrisch in het midden aan de linkerkant van het vel. Dit kan zowel op één blad als op alle.
- Het is noodzakelijk om minimaal 1,5 centimeter van de tekst af te wijken.
- De markeringen moeten strikt verticaal zijn, een afstand van maximaal drie centimeter van elkaar is toegestaan.
Als het document groot genoeg is, is het handiger om er met een priem in te prikken. Begin meestal vanaf het bovenste gat.
Als het niet mogelijk is om de fabriekskaft te gebruiken, zoals op de foto, dan kunnen het eerste en laatste vel worden gelijmd met een dunne strook karton om beschadiging van de pagina's te voorkomen. Het is belangrijk om de juiste draadlengte te kiezen, meestal tussen 50 en 80 cm.
Klassiek stiksel met draad - drie gaten
Laten we de optie analyseren om documenten te naaienstap voor stap in drie gaten. Dit is de klassieke en meest gebruikelijke optie voor het deponeren van papieren in het archief of voor verificatie. Hoe u in dit geval documenten met draden goed kunt naaien, is beter te zien op de foto.
Breng de naald en draad naar beneden onder de stapel documenten, haal deze door het gaatje bij nummer twee naar buiten. We mogen een kleine "staart" van 7-8 cm lang niet vergeten, het zal nog steeds van pas komen. Aan de voorkant richten we de naald in het bovenste gat en brengen de naald vervolgens terug naar het laagste gat nr. 3. Vervolgens "duikt" de naald in het centrale gat, met als resultaat dat beide draden eronder blijven. Nu kunnen ze worden geknoopt.
Verder moet het document worden gewaarmerkt, een vel papier worden gelijmd, een zegel en handtekening van de verantwoordelijke persoon erop worden gezet. Hoe u documenten op de juiste manier naait en de knoop vastzet met draden, kunt u zien op de foto.
Bovendien is er een inventaris op de achterkant van het laatste vel geplakt. De inscriptie kan met de hand worden gedaan of kant-en-klare sjablonen gebruiken, zoals op de foto.
Hoe documenten in vier gaten te nieten?
Viergaats piercing-technologie is bijna identiek. Het enige verschil is dat het document van boven naar beneden is genaaid. Het lijkt op naaien rijgen. Alleen in dit geval wordt het in omgekeerde volgorde herhaald, eerst van boven naar beneden, dan van onder naar boven. De stropdassen zijn dus homogeen zonder gaten, alsof ze op een gigantische naaimachine zijn genaaid.
Speciale gelegenheden
Soms is het toegestaan om documenten niet verticaal, maar op de hoek aan elkaar te koppelen. BIJdit zijn voornamelijk financiële rapportagepapieren, waaronder het vastmaken van geldbanden, cheques aan de rechterkant. Dergelijke documenten worden op de hoek genaaid. De stappen zijn hetzelfde als bij de standaard montage van documenten, alleen zijn de gaatjes op de hoek doorboord. Meestal zijn het er twee. Het blad wordt precies op de hoek gelijmd. Verder is de procedure vergelijkbaar - het is gecertificeerd, er wordt een zegel geplaatst.
Conclusie
Tijdens het voorbereiden en nieten van een document is het belangrijk om vooraf na te denken over het nieten van documenten om allerlei soorten overmacht te voorkomen. Soms moet u bijvoorbeeld een kopie maken van documenten die al ingebonden en gearchiveerd zijn. Het is de moeite waard om je van tevoren zorgen te maken over dergelijke momenten. Meestal kunnen HR- of boekhoudspecialisten van tevoren raden welk document eerst door een kopieerapparaat moet. Dit vereenvoudigt het werk enorm en bespaart tijd.
